Yazının yayınlandığı adres : http://www.danismend.com/kategori/altkategori/sistem-analisti-miyim-diplomat-mi/

“Projelerinizde karşılaştığınız en büyük engel neydi?” diye soruyorlar. Bekliyorlar ki eski sistemlerden veri aktarımı diyeyim ya da dökümantasyon eksikliği, kaynak azlığı, talepkar müşteri. Hayır işte, bunlar değil ! Temel engel ‘değişime direnenler’…

Aslında korku kültürünün olmadığı, onurlu insan ilişkilerinin ve insana değer veren personel politikalarının hakim olduğu organizasyonlarda bu engel çok kolaylıkla aşılıyor, kısa sürede en büyük avantaj haline geliyor. Açık iletişim çok şeye muktedir çünkü.

Müdahil olduğum pek çok yazılım uyarlama projesinden biri kullanıcı direnci nedeniyle başarısız oldu. Aynı yazılımın aynı sektördeki bir başka uyarlama projesi ise tam bir başarıyla bitti.

Başarıyla biten projenin öyküsü ilginçtir. Şirket büyük bir holdinge bağlı. Holdingin sahibinin yönetim kurulunda olan yakını ile kontakt kurulmuş ve bizim çözümün alınması için prensip kararına varılmış durumda. Karar, şirket genel müdürüne iletiliyor. Genel müdür mesajı alıyor. Kurmaylarını topluyor, karardan kesinlikle bahsetmiyor. Sadece RFP sonuçlarını ve demo alınıp alınmadığını soruyor. Çalışmaları hızlandırmalarını söylüyor. Bu arada bize de demo için hazırlanmamız haberi geliyor. Zaten finale kalan iki şirket var. Bir Cumartesi günü sabahtan akşama kadar canlı sunum yapıyoruz. Sonraki hafta genel müdür geribildirimleri alıyor ve karar bizim çözümü tercih ettikleri yönünde. İşte bu kadar. Seçimi kendileri yapan kurmaylar projenin başarısı için canlarını dişlerine takıp çalışıyorlar. Sözünü ettiğim genel müdür gördüğüm en basiretli yöneticilerden biridir.

Başarısızlıkla sonuçlanan diğer proje ise ‘emir demiri keser’ mantığıyla yönetiliyordu. Kullanıcı katılımı neredeyse silah zoruyla yaptırılıyordu. Bir zamanlar okuduğum ‘Yöneticinizi Siz Yönetin’ adlı kitaptaki temel konsept olan ‘astların gücü’ tüm haşmetiyle arz-ı endam ediyordu.

Bilinmeyenin, yeninin kaygı yaratması kadar doğal ne olabilir! Yıllardır işinizi yapageldiğiniz bilgisayar programı bir süre sonra tarih olacak. Yeni ekranlarla, yeni raporlarla işinizi yapacaksınız. Yapabilecek misiniz acaba? Ya yapamazsanız?! Ne de olsa her yazılım kendi iş mantığını beraberinde getiriyor. Ya o mantık sizin bilgi ve deneyiminizle örtüşmezse?! vs.vs. Bu ve benzeri soruların içinde fırtınalar yarattığı çalışanlar yönetimden açık ve güven verici mesajları almazlarsa projenin başarısız olması için ellerinden geleni yaparlar. Sonuçta yazılım üreticisi / satıcısı olarak siz üzerinize düşeni yapmışsınızdır, ama proje başarısız olmuştur. Kime derdinizi anlatabilirsiniz ki! Ülkesever açıdan da heba olmuş zaman ve emek, muhtemelen yurtdışına uçup gitmiş dövizler…

Sistem analisti müşteri yönetiminin uygun personel politikaları yürütemediği durumlarda bir diplomat gibi davranarak kullanıcıya kaygı duyulacak bir husus olmadığını, herşeyin daha güzel olacağını ekstra gayretlerle anlatmaya çalışır. Bu anlatım kuru lafla olmaz doğal olarak. Önce onların mevcuttaki çalışma tarzlarını öğrenir, işin yeni sistemde nasıl yapılacağını ONLARIN DİLİYLE açıklar. Terimlerin eşleştirmesini yapar. Eski terimlerden yeni terimlere geçişi bir süre ikisini bir arada kullanarak gerçekleştirir. En önemlisi yönetimin ver(e)mediği mesajı verir : “Siz işin kendisini biliyorsunuz. Kullanılan program sadece bir ARAÇ. Burada bir alışkanlık mevzusu var sadece. O da zamanla hallolacak bir husus”

Ayrıca sistem analisti olarak siz yeni sistemin mantığını anlattığınızda müşteri tarafındaki kullanıcılar bazan kendi çalışma tarzlarındaki o saate kadar yapageldikleri hataları da görebilirler. Proje değerlendirme toplantılarında müşteri çok üstüne geldiğinde kullanıcıların zaaflarını koz olarak kullanacak karakterde bir proje yöneticiniz varsa yine diplomasi zamanı demektir. Aksi takdirde kullanıcılar size olan güvenlerini yitirirler.

Sözün özü, insan malzemesini ne kadar iyi tanıdığınızla çok yakından ilişkili bir iş sistem analistliği. Yeri geldiğinde gizli lider, yeri geldiğinde diplomat, yeri geldiğinde şefkatli bir ağlama omuzu olmayı dahi içinde barındıran. Görev tanımlarında yazılı mıdır ki bu detaylar ?

Nazik Altınel

nazik_altinel@hotmail.com

(Yazar hakkında: Nazik Altınel 1967 İstanbul doğumludur. Boğaziçi Üniversitesi Endüstri Mühendisligi ’90 mezunudur. Sigortacılık ve bireysel bankacılık alanlarında yürütülen yazılım geliştirme ve uyarlama projelerinde, on yıllık iş deneyimine sahiptir.)

Çok çalışır… Çok üretir… Ve bunları keyif içinde yapardı.

Patronu Aslan, Karınca’nın başında yöneticisi olmadan kendiliğinden bu kadar hevesle çalışmasına çok şaşırırdı.

Bir gün kârı ve verimliliği arttırmak için aklına parlak bir fikir geldi; eğer Karınca, başında bir yönetici bile olmadan bu kadar üretken olabiliyorsa, bir de başarılı bir yöneticisi olsa neler yapardı?

Bunun üzerine, müthiş bir yöneticilik kariyeri olan ve yazdığı raporlarla ünlü Hamamböceği’ni işe aldı.

Hamamböceği işe öncelikle bir saat alarak başladı. Böylece Karınca’nın çalıştığı saatleri tam olarak ölçebilecekti. İş saatlerinde gevşekliğe müsaade etmeyecekti. Elbette raporlarını düzenleyecek bir sekretere de ihtiyacı olacaktı. Bu nedenle hem telefon trafiğini yönetmek ve hem de arşiv işleri için Örümcek’i işe aldı.

Aslan, gelişmelerden çok memnundu. Hamamböceği’nin hazırladığı raporlar gerçekten harikaydı. Hatta ondan üretim hızını ölçen ve kârlılığı analiz eden renkli grafikler de hazırlamasını istedi. Böylece bu raporları ortaklarına sunum yaparken kullanabilecekti.

Hamamböceği, bu raporları üretebilmek için yeni bir bilgisayara ve donanıma ihtiyaç duydu. Artan ekipmanlar için de artık bir bilgi işlem departmanı oluşturmanın zamanı gelmişti. Bu işleri idare etmek için Sinek’i işe aldı.

Bir zamanlar mutlu, üretken ve rahat olan Karınca, bu yeni toplantı düzeninden ve evrak işlerinden yılmıştı. Zamanın büyük bir kısmını sorulan soruları cevaplamak ve evrak işleri yapmakla geçiyordu.

Aslan, Karınca’nın bölümünün giderek büyümesinden memnundu. Bölümü daha da büyütmek üzere bir üst yöneticiye ihtiyaç olduğunu düşündü ve bölüm başkanı olarak başarıları ile ünlü Ağustosböceği’ni işe aldı.

Kendi rahatına ve keyfine düşkün Ağustosböceği’nin ilk icraatı ofisi rahat edebileceği yeni mobilyalarla döşemek oldu. Tabi ki kendisinin yeni bir bilgisayara, bütçe kontrol ve stratejik verimlilik planı hazırlanması için kişisel bir yardımcıya ihtiyacı vardı. Bunun üzerine eski işyerindeki yardımcısı Tavuskuşu’nu işe aldı.

Karınca’nın çalıştığı yer giderek kimsenin gülmediği, neşesiz ve mutsuz bir mekana dönüşmüştü.

Ağustosböceği, patronu Aslan’ı ortamın ruh halini değiştirecek bir çalışma yapılması gerektiğine ikna etti.

Bunun üzerine, Karınca’nın bölümünde olup bitenleri gözden geçiren Aslan, üretimin ve kârlılığın dramatik bir şekilde düştüğünü fark etti. Hemen, son derece itibarlı ve iyi tanınmış bir Danışman olan Baykuş’u sorunu çözmesi için işe aldı.

Baykuş, Karınca’nın departmanında üç ay geçirdi. Bu hummalı çalışmanın ardından ciltlerce süren muhteşem bir rapor yazdı. Raporun sonucu şuydu: “Departmanda aşırı istihdam vardı”.

Aslan, raporu inceledikten sonra dramatik bir karar verdi ve elbette, ilk olarak negatif tavırlarıyla dikkat çeken, mutsuz ve çalışma isteğini kaybetmiş olan Karınca’yı işten çıkardı.

Bu yazıyı, Merchandise Planlama Merkez departmanından karınca kadar çalışkan Allocation Uygulama Uzmanı arkadaşım Mahmut Sami yolladı. Kendisine teşekkür ederim.

Lifehacker isimli internet sitesinde yer alan habere göre, işte işyerinde aktif kalmanızın yolları:

1. Sadece bırakın: Eğer işyerinizde son noktaya geldiyseniz, çıkış planı oluşturmaya ihtiyacınız var demektir. Ancak, ev kiranızı ödemek için bu işte kalmanız gerekiyorsa ve bu sektörde hemen yeni bir iş bulamayacağınızı düşünüyorsanız bir süre daha devam edip para biriktirin. Biraz dinlenmek için birkaç gün izin alın. Bir taraftan da yeni bir iş aramaya başlayın.

2. Patronunuzla anlaşmayı öğrenin: Patronunuzla baş etmenin yolu biraz mesafe oluşturmaktır. Patronunuzdan daha iyi olmak için onunla çılgın bir yarışa giymeyin. Çünkü, o bu konuda daha iyidir.

3. Dengeyi bulun: Küçük, stratejik değişiklikler dengeyi bulmanızda büyük farklar oluşturabilir. Karşınıza çıkan her engelde işinizi değiştirmeyi düşünmek yerine, sahip olduğunuz işe bağlanın, küçük detaylara daha çok önem verin. Sizi mutlu eden anları not alın ve bu çizgiler üzerinden ilerleyin. Büyük kararlar kısa bir süre için memnuniyet verir, ancak eğer küçük problemleri büyütürseniz ve mutlu olduğunuz anları görmezden gelirseniz, bu durum hep tekrarlar.

4. İş arkadaşlarınızla iyi geçinin: İşinizden nefret ederseniz, her şeyden nefret edersiniz. İşyerinde sorunlarınızı ya da mutluluğunuzu paylaşabileceğiniz arkadaşlarınız varsa, sıkılmazsınız ve işte daha başarılı olursunuz. Hatta bir araştırmaya göre, işyerinde arkadaş sahibi olmanın ömrü uzattığı açıklanıyor.

5. Biraz esneklik isteyin: Patronunuzdan fazladan bir esneklik isteyin. Yaptığınız iş buna uygunsa çok gerekmedikçe evden çalışın. Bu sayede kendinizi biraz daha rahat hissedebileceksiniz.

6. Negatif düşüncelerinizi bastırın: İşiniz hakkında şikayet etmek eğlenceli olabilir. Çünkü burada içinizde biriktirdiklerinizi dışarı atıyorsunuz. Fakat, asabiyetinizi göstermek ise öfkenizi daha da kötüleştirecektir. Eğer bu negatiflik iş arkadaşlarınıza da yayılırsa, bu durumu daha kötü hale getirir. Şikayet etmek yerine çözümler üzerinde düşünün. Bu sorunları çözmek için yollar bulmaya çalışın. İşyerinizdeki işleyişi değiştiremiyorsanız, problemlerle baş etmenize yardımcı olacak yolları düşünün.

7. Sağlıklı olun: Ruh ve akıl sağlığınızın dengeli olması halinde, yapamayacağınız şey yoktur. İşe yeni başlayanlar, her gece ne zaman yatacağınıza karar verin ve bunu sürekli uygulayın. Haftada 3-4 kez uygulayabileceğiniz bir egzersiz bulun ve yapın. Ucuz ve sağlıklı yemekler yapmaya başlayın. Her gün kendinize belirli bir zaman ayırın ve hiçbir şey yapmayın, dinlenin. Gerekirse bunların hepsini yapmak için bir plan oluşturun.

8. Kötü günlerden sakının: Bir dizi küçük engeller ortaya çıktığında genellikle bunlar sizin için kötü günlerdir. O gün her şey normal halinden daha kötüye gidiyor gibi görünüyorsa, bir adım geri gidin ve neler olduğuna bakın. Küçük engellerin gününüzü mahvetmesine izin vermeyin. Eğer durumlara gerçekçi bir şekilde bakarsanız, potansiyel bir kötü günü başlamadan durdurabilirsiniz.

9. Kendinizi işinize verin: Muhtemelen zaten bunu bedenen zaten yapıyorsunuz. Eğer işinizi yaparken üretici, meraklı olursanız ve işinizi severek yaparsanız hem işinizden zevk alırsınız, hem de daha başarılı olursunuz. Ayrıca ilgi alanlarınızı da işinize yansıtabilirseniz işinizi zevkli, eğlenceli hale getirirsiniz.

10. Bakış açısı kazanın: Bugün tüm yaşamınızın sadece bir günüdür. Bu nedenle hayatınızda yaşadığınız olumsuzluklara değil, olumlu olaylara odaklanın. İşte de problemleri çözmenin ne kadar sıkıcı olduğunu düşünmeyin, tam tersi zamanınızı işinizin olumlu yönlerine ayırın. Hayatta karnınızı doyuracak yemeğiniz, yaşabileceğiniz bir eviniz ve yapacak bir işiniz varsa şanslısınızdır. Hele bir de sizinle ilgilenen, sizi merak eden insanlar varsa değmeyin keyfinize. Bu nedenle işyerinizdeki küçük problemleri dert etmeyin ve pozitif olun.