Sabri Suyunu

Bugünlerde çok fazla alıntı yaptığımın ve özgün bir yazı yazmadığımın farkındayım. Fakat alıntıladığım yazıların, Sistem Analisti, İş Analisti, Sistem Geliştirme Uzmanı, vs. pozisyonlarda çalışan, çalışmayı düşünen kişiler için çok faydalı olacağını düşünüyorum. Bu yazıda da, Sistem Analistlerin çok fazla karşılaştığı, “Yeni Bir Sistem ve Adaptasyon”, “Üst Yöneticilerin Yeniliğe Karşı Tutumu” “Sistem Analisti ve İletişim” konuları işlenmiş. Sizi Yazıyla baş başa bırakıyorum.

Yazının yayınlandığı adres : http://www.danismend.com/kategori/altkategori/sistem-analisti-miyim-diplomat-mi/

“Projelerinizde karşılaştığınız en büyük engel neydi?” diye soruyorlar. Bekliyorlar ki eski sistemlerden veri aktarımı diyeyim ya da dökümantasyon eksikliği, kaynak azlığı, talepkar müşteri. Hayır işte, bunlar değil ! Temel engel ‘değişime direnenler’…

Aslında korku kültürünün olmadığı, onurlu insan ilişkilerinin ve insana değer veren personel politikalarının hakim olduğu organizasyonlarda bu engel çok kolaylıkla aşılıyor, kısa sürede en büyük avantaj haline geliyor. Açık iletişim çok şeye muktedir çünkü.

Müdahil olduğum pek çok yazılım uyarlama projesinden biri kullanıcı direnci nedeniyle başarısız oldu. Aynı yazılımın aynı sektördeki bir başka uyarlama projesi ise tam bir başarıyla bitti.

Başarıyla biten projenin öyküsü ilginçtir. Şirket büyük bir holdinge bağlı. Holdingin sahibinin yönetim kurulunda olan yakını ile kontakt kurulmuş ve bizim çözümün alınması için prensip kararına varılmış durumda. Karar, şirket genel müdürüne iletiliyor. Genel müdür mesajı alıyor. Kurmaylarını topluyor, karardan kesinlikle bahsetmiyor. Sadece RFP sonuçlarını ve demo alınıp alınmadığını soruyor. Çalışmaları hızlandırmalarını söylüyor. Bu arada bize de demo için hazırlanmamız haberi geliyor. Zaten finale kalan iki şirket var. Bir Cumartesi günü sabahtan akşama kadar canlı sunum yapıyoruz. Sonraki hafta genel müdür geribildirimleri alıyor ve karar bizim çözümü tercih ettikleri yönünde. İşte bu kadar. Seçimi kendileri yapan kurmaylar projenin başarısı için canlarını dişlerine takıp çalışıyorlar. Sözünü ettiğim genel müdür gördüğüm en basiretli yöneticilerden biridir.

Başarısızlıkla sonuçlanan diğer proje ise ‘emir demiri keser’ mantığıyla yönetiliyordu. Kullanıcı katılımı neredeyse silah zoruyla yaptırılıyordu. Bir zamanlar okuduğum ‘Yöneticinizi Siz Yönetin’ adlı kitaptaki temel konsept olan ‘astların gücü’ tüm haşmetiyle arz-ı endam ediyordu.

Bilinmeyenin, yeninin kaygı yaratması kadar doğal ne olabilir! Yıllardır işinizi yapageldiğiniz bilgisayar programı bir süre sonra tarih olacak. Yeni ekranlarla, yeni raporlarla işinizi yapacaksınız. Yapabilecek misiniz acaba? Ya yapamazsanız?! Ne de olsa her yazılım kendi iş mantığını beraberinde getiriyor. Ya o mantık sizin bilgi ve deneyiminizle örtüşmezse?! vs.vs. Bu ve benzeri soruların içinde fırtınalar yarattığı çalışanlar yönetimden açık ve güven verici mesajları almazlarsa projenin başarısız olması için ellerinden geleni yaparlar. Sonuçta yazılım üreticisi / satıcısı olarak siz üzerinize düşeni yapmışsınızdır, ama proje başarısız olmuştur. Kime derdinizi anlatabilirsiniz ki! Ülkesever açıdan da heba olmuş zaman ve emek, muhtemelen yurtdışına uçup gitmiş dövizler…

Sistem analisti müşteri yönetiminin uygun personel politikaları yürütemediği durumlarda bir diplomat gibi davranarak kullanıcıya kaygı duyulacak bir husus olmadığını, herşeyin daha güzel olacağını ekstra gayretlerle anlatmaya çalışır. Bu anlatım kuru lafla olmaz doğal olarak. Önce onların mevcuttaki çalışma tarzlarını öğrenir, işin yeni sistemde nasıl yapılacağını ONLARIN DİLİYLE açıklar. Terimlerin eşleştirmesini yapar. Eski terimlerden yeni terimlere geçişi bir süre ikisini bir arada kullanarak gerçekleştirir. En önemlisi yönetimin ver(e)mediği mesajı verir : “Siz işin kendisini biliyorsunuz. Kullanılan program sadece bir ARAÇ. Burada bir alışkanlık mevzusu var sadece. O da zamanla hallolacak bir husus”

Ayrıca sistem analisti olarak siz yeni sistemin mantığını anlattığınızda müşteri tarafındaki kullanıcılar bazan kendi çalışma tarzlarındaki o saate kadar yapageldikleri hataları da görebilirler. Proje değerlendirme toplantılarında müşteri çok üstüne geldiğinde kullanıcıların zaaflarını koz olarak kullanacak karakterde bir proje yöneticiniz varsa yine diplomasi zamanı demektir. Aksi takdirde kullanıcılar size olan güvenlerini yitirirler.

Sözün özü, insan malzemesini ne kadar iyi tanıdığınızla çok yakından ilişkili bir iş sistem analistliği. Yeri geldiğinde gizli lider, yeri geldiğinde diplomat, yeri geldiğinde şefkatli bir ağlama omuzu olmayı dahi içinde barındıran. Görev tanımlarında yazılı mıdır ki bu detaylar ?

Nazik Altınel

nazik_altinel@hotmail.com

(Yazar hakkında: Nazik Altınel 1967 İstanbul doğumludur. Boğaziçi Üniversitesi Endüstri Mühendisligi ’90 mezunudur. Sigortacılık ve bireysel bankacılık alanlarında yürütülen yazılım geliştirme ve uyarlama projelerinde, on yıllık iş deneyimine sahiptir.)

Markasizsiniz.com adlı sitede yayınlanmış güzel bir yazı.
Yazının yayınlandığı adres : http://www.markasizsiniz.com/2009/04/is-gelistirme-is-analisti-teknik-analist-ne-demek/

Bazı anahtar kelimeler ve cümlelerle o kadar çok ziyaretçi geliyor ki Marka Sizsiniz’e! Bazı sorulara dilim döndüğünce cevap vermek boynumun borcu oldu. Başlıktaki departman ve ünvanları birlikte ele alarak ve kendi iş yaşamımdan örnekler vererek konuyu aktarmaya çalışacağım.

1999 yılında iş ararken insan kaynakları gazetelerinde, İngilizce verilen iki ilan dikkatimi çekerdi. Çok da anlayamadığım ve ilanlarda frima adı da bulunmadığı için bu pozisyonlar benim için daha da özenilir, gizemli bir hal almıştı. İngilizce ifadesi ile “business analyst” ve “system analyst”. “Vay be, bu pozisyonlarda çalışmak benim için hayal” diyordum. Üzerinden iki-üç ay geçmişti ki bir danışmanlık firması görüşmemizden hemen sonra “size İktisat Bankası’nda iş analistliği teklif ediyoruz” deyince ben çaktırmadan havalara zıplamıştım “Vay be, düşündüklerim dua yerine geçti her halde” diye. O günden sonra iş yaşamım harika bir şekilde ilerledi zaten. Neyse konuya dönelim.

Bu iki işin de bağlı bulunduğu departmanlar genelde Bilgi İşlem oluyor. Bildiğiniz gibi teknik geliştirme gereken tüm projeler de bu departmandan geçiyor. Fakat öyle bir süreci var ki, bir adımını atladığınız ya da önemsemediğiniz zaman büyük hatalara yol açabiliyor. Kısaca, bir proje ilgili tüm departmanlar tarafından takip edilir. Bu nedenle proje ekibinde bir çok kişi vardır aslında. Ve tabi ki proje bir kişinin liderliğinde başlar ve biter. Burada asıl önemli ve ilk yoğun analiz çalışmasını “iş analisti” ya da “ürün analisti” ve hatta “süreç analisti” diyebileceğimiz kişiler yapar. Tüm ihtiyaçların belirlenmesi ve analiz dokümanı olarak onaya sunulması için analist arkadaş-lar uzun toplantılar yapar ve gerekli tüm bilgileri toplar. Süreçteki en ufak ayrıntı ve yazılımın iş akışı bu dökümanda ortaya çıkmıştır aslında ama daha çok düz yazı ve diyagramlar şeklinde olur. Şimdilerde “Rational Rose” gibi “object oriented” mantıklı analiz uygulamaları kullanılıyor bildiğim. Bu da yazılımcıya bir çeşit teknik analizi de sunmuş oluyor. Bu dökümanda yazılanlar tüm proje ekibi tarafından onaylanmış olmalıdır. Yoksa “aaa ben böyle istememiştim” diyenler çıkabilir. Yeni istek geldiğinde çıkış tarihini ötelemek için referans dökümanı yerine geçer.

Teknik analistler ise bu dökümanda yazılanları, yazılımcılarla birlikte değerlendirerek en uygun sistem mimarisini ortaya çıkarır. Tüm “if-else” mantığı aslında bu aşamada ortaya çıkar.

Her iki analizi birlikte hazırlamaya çalışan analistler de vardır. İktisat Bankası internet bankacılığı projesinde öyle yaptık, çok da güzel idi. Yazılımcıya bir çeşit sadece kodu yazmak düşer. Yoğurda siyah derseniz, yazılımcı yoğurdu siyah yazar, bu çok normaldir. Biraz uç örnek oldu ama yazılımcılar da o süreci kadar çok öğrenirler ki iş analizindeki bir çok hatayı keşfederek analiste geri gönderebilirler.

Az buz bir işten bahsetmiyorum bir kullanıcı ekranının tasarımından, alanların özelliklerinden, hata mesajlarına ve performans-rapor kriterlerine kadar her şey bu dökümanlarda yazmalıdır. Bu dökümanlar sürekli arşivlenir, saklanır ve güncelleme gerektiğinde bu dökümanlar incelenir. Emin olun yazılımcılar da analistler de bir uygulamanın nasıl çalıştığını unutmuş olabilir.

İktisat Bankası’nda da, Turkcell’de de bilgi işlemde analist olarak çalıştım. Bankada internet ve mobil bankacılık uygulamalarını analiz ederken hem iş hem de teknik analist gibi çalıştım. Aslında belirli bir proje lideri yok ise projeyi “lead” eden kişi de analistler oluyor. Çünkü konuya en hakim kişiler onlar. Turkcell’de de bu şekilde devam ediyordu fakat Turkcell bir süre sonra “Servis ve Ürün Geliştirme” adında Genel Müdürlük binasında yer alan geniş bir departman oluşturdu. Aklınıza gelebilecek tüm projeler bu departmandan geçiyordu ve daha çok iş ve ürün analisti ünvanlı kişiler çalışıyordu. Teknik analistler ise yine yazılımcılara yakın noktada, yani bilgi işlem de devam ettiler. “Service&Product Development” departmanın en önemli amacı “business” departmanlarına yakın olmak ve ihtiyaçları daha yakından ve hızlı bir şekilde ele alabilmek idi. 2005 Temmuz başında ayrıldığımda bini aşkın proje talebi vardı ve bilgi işlem “hayır, olamaz” diyordu haklı olarak. Her şey müşteri memnuniyeti için doğru ama realiteyi de görmek gerek.

İki büyük kurumsal firmadan ve süreçleri yönetme konusunda çok hassas insanlardan bahsediyorum. Ama gelin görün ki iş geliştirme, iş analisti, ürün analisti, ar-ge departmanı ifadelerine hala bir çok şirket, özlelikle KOBİ’ler çok yabancı. Analiz yazmayı, proje yönetimi süreçlerine uymayı zaman ve para kaybı olarak görüyorlar. Yılların tembelliği ve boş vermişliğinden sonra “eyvah, tüm bunları nasıl düzelteceğiz” diyerek danışmanlık firmalarına çok daha fazla para ve zaman harcıyorlar. Doğru, pazarda hızlı olmak gerek ama bunun da bir dengesi olmalıdır, değil mi?

İş analisti, adı üzerinde analitik düşünmek zorunda. Her konuyu, her süreci, her detayı ayrı ayrı ele alarak ve bağlantılarını, etkilerini de düşünerek bu işi yapmak zorunda. En iyi analizde dahi hatalar olacaktır. Bir de yazılımda oluşabilecek hataları düşünün. Test ve production test aşamalarında da hatalar görülerek telafi edilmemişse o ürün, o uygulama pazarda patlar. Genel Müdür veya Yönetim Kurulu ile toplantıya hazır olun.

Küçük, büyük tüm şirket patronlarına sesleniyorum. Hemen her işinizi, probleminizi lütfen projelendirin. Ve bu süreci adım adım çalışanlarınıza öğretin. Ve ölçün, raporlayın. Ölçemediğiniz işe hakim olamazsınız.

Saygılarımla.
Kaynak: Markasizsiniz.com

- Ooooo Sabri Uzun Zaman oldu. Naber?
- Şükür. Koşturmaca devam ediyoruz.
- Nasıl işler? Zeki oldunuz mu Nasıl gidiyor İş Zekası?
- Bizim Title (ünvan) değişti. Biz ERP Sistem Analisti olduk.
- Hadi ya. Hayırlı olsun. Ne yapar bu İARPİ’ciler.
- Bütünleşik, entegre sistmeler ile, şirket kaynaklarının doğru kullanılmasını sağlayacağız.
- Hani siz kıyafet satıyodunuz. Kaynakçı mı oldun?
- ?!@€!’^%
- Bu arada senin kaç oldu? 7. mi bu 8. mi? Ehieiheihe

Yeni bir diyalog…

-Ne iş yapıyorsun?
-İş Zekası Uzmanıyım.
-Ne o sistem analistiydin. Şimdi zeki mi oldun?
-?!’^+%&/

Bir Analiz yapıyordum. Ama verinin içinde boğulduğum için kendime bir çıkış yolu ararken sonunda buldum. Fakat bu seferde kendimi Matrix’te gibi hissettim. Exceli yukarı aşağı yaptıkça sayılar anlam kazanıyordu. Kendime aynada baktım. Farklıydım. Kurtarıcıydım. Başarabilirdim. Derken müdürüm beni çağırdı. “Ne o dalmışsın” dedi. Bana özellikle “NEO” demişti. Çok mutluydum. Mutluluktan havalara uçtum. Matrixim ben.

www.fazlamesai.net adresinde SHiBuMiGo adlı kullanıcı tarafından çevrilmiştir.

ABD’deki iş bulma kurumunun öngörüsüne göre 2014 yılına kadar sistem analistlerine olan işgücü ihtiyacı, ortalama işgücü ihtiyacının üzerinde olacak. Bunda en önemli etkenlerden biri kurumlarda kullanılan teknolojik sistemlerin iş ihtiyaçlarına paralel olarak sürekli daha karmaşık hale gelmeleri. TechRepublic’den çevirdiğim bu yazıda bir sistem analistinin sahip olma(ma)sı gereken 10 nitelikle ilgili tespitler yer alıyor. Orjinal İngilizce metne http://blogs.techrepublic.com.com/10things/?p=280 adresinden ulaşabilirsiniz.

#1: Müşterilerinizin IT’ye ayak uydurmasını bekliyorsunuz

İş ünvanında “analist” sözcüğünün geçiyor olmasının sebebi, sizden beklenenin iş ihtiyaçlarını analiz etmeniz ve IT’nin müşterilerine daha iyi hizmet veriyor olmasını sağlamanız olmasıdır. IT tarafında işlerin daha iyi ve daha güçlü işlemesini sağlayacak bir plan ile ortaya çıkabilirsiniz, ancak iç müşterilerinizin hemen kendi süreçlerini değiştirerek sizin planınıza uygun çalışmaya başlamalarını beklemeyin – planınızın işleyebilmesi için en azından bu değişikliğin kendi çıkarlarına olduğu konusunda onları ikna etmeniz gereklidir.

#2: Üst yönetim ile çalışmayı sevmiyorsunuz

Bazı tepe yöneticilerin teknolojinin neler yapıp neler yapamayacağı konusunda hiçbir fikirleri olmadığı bir gerçektir. Şu var ki, bir üst düzey yönetici yıllardır Blackberry’si üzerinden e-posta atmaktan daha teknolojik bir şey yapmamış olabilir. Bu kişilerin gerçek dışı taleplerini yönetmeye çalışırken bir taraftan aynı kişilerin sizin bir yılda kazandığınızı bir ayda kazandıklarını biliyor olmak da egonuz açısından rahatsız edici olabilir. Onların nerede yanlış yaptıklarını sabırlı bir şekilde kendilerine izah edemiyorsanız – cehaletlerini küçümseyici bir tavır almadan -, bir sistem analisti olarak başarılı olamazsınız.

#3: “Hayır” diyemiyorsunuz

“Hayır” diyebilmek hayatın tüm aşamalarında önemlidir, ancak bir sistem analisti olarak bir gün işinizin devamı buna bağlı hale gelebilir. Patronunuzla, onun patronuyla ve operasyon tarafının yöneticisiyle bir toplantıda olduğunuzu düşünün. Birisi o anda sizi yeni bir geliştirme ile ilgili onay vermeniz konusunda ikna etmeye çalışıyor ve patronunuz da size yardımcı olmuyor. Baskı altındayken, birçok kişi o anı kurtarabilmek için “Evet” diyebilir. Ancak bu yeni geliştirmeyi istenen süre ve bütçe ile yapabileceğinizden gerçekten emin değilseniz, bu baskıya karşı koymanız ve vakit kazanmanız gereklidir. Mantık dışı bir görev ile ilgili onay vermek başarısızlığın ilk adımıdır.

#4: “Evet” diyemiyorsunuz

“Hayır” demek sizi imkansızı vaat etmekten koruyabilir, ancak bu sözcüğü tutumlu kullanmanız en iyisidir. Bir sistem analisti olarak başarı elde etmek için, kendinizi iç danışman olarak görmelisiniz. İşletmenizin para kazanabilmek için IT araçlarına ihtiyacı var, ve siz bu araçların nasıl kullanılacağını belirlemelisiniz. Kendi iç müşterilerinizle birlikte çalışarak “Evet” diyebileceğiniz bir planı ortak yaratın. Neye ihtiyaç duyacağınızı tespit edin: Daha fazla vakit, daha fazla para, daha fazla insan ya da araç kaynağı – ve taleplerinizin arkasında durmak için kendinizi hazırlayın.

#5: Derme çatma ve kısa vadeli çözümlerden nefret ediyorsunuz

Çok az sistem analistinin elinde bir sistemi tümüyle baştan tasarlama ve sınırsız kapasite ile genişletme imkanı olur. İş çoğu zaman aynı eski platform üzerinde yamalanmış eski kodlarla yeni şeyler üretmekten ibarettir. Örneğin, bir iş ihtiyacını zamanında sunabilmek için tek seçeneğiniz küçük bir uygulama yaratıp onunla veriyi bir yerden alıp, işleyip, başka bir uygulamaya göndererek işletmenin erişip kullanabileceği yeni bir bilgi kaynağı yaratmaktır. Bu o an için amaca ulaşmayı sağlasa da, sonrasında sistemin kirlenmemesi için verinin doğru biçimde işlenmesini sağlayacak uzun dönemli bir plan sunmanız daha iyi bir fikir olacaktır.

#6: Yalnızca büyük resme odaklanıyorsunuz

Sistem seviyesinde bir çalışan olarak, bürokrasi yerine büyük resim hakkında daha fazla kaygı taşıyor olabilirsiniz. Ancak firmalar çoğu zaman her işin yapılması ile ilgili özel bir süreci takip ederler. Sıkı kontroller içeren prosesler kullanıcıların kaprislerine karşı sizi bir yere kadar koruyabilir, ancak aynı zamanda sizin projede ilerlemek yerine formlar ile uğraşmanıza sebep olarak sizi yavaşlatabilir. Dahası, yazılmayı bekleyen bir sürü dokümantasyon ve ilerleme raporu varken, harcamak isteyeceğinizden çok daha fazlasını testlere ve bürokrasiye ayırıyor durumda kalabilirsiniz.

#7: Karar almak için sezgilerinize güveniyorsunuz

Analiz ve sezgi birbirlerinden aşırı derecede farklı karar alma yöntemleridir, ve siz analiz yapmak için maaş alıyorsunuz. Yalnızca benzer tecrübelerinize, doğuştan yeteneklerinize ya da altıncı hissinize güvenerek işinizi yapamazsınız. Sonunda haklı çıkabilirsiniz, ancak projenizin planlama aşamasında, birçok iyi yönetici size çalışmanızı göstermenizi isteyecektir (matematik dersinde olduğu gibi). Unified Modeling Language (Birleşik Modelleme Dili – UML) ya da benzer modelleme araçları ile biraz vakit geçirmeye kendinizi hazırlayın. Peçete üzerinde karalayacağınız bir akış diyagramı kesinlikle yeterli olmayacaktır.

#8: Dinlemiyorsunuz

Mantıksal karar alabilme yeteneği bir sistem analisti için çok kritiktir, ancak başarılı olabilmek için başka kişisel yeteneklere de ihtiyacınız var. Bunlardan belki de en önemlisi dinlemektir. Son kullanıcılarla biraraya geldiğinizde, onların ihtiyaçlarını dinleyin ve pekiştirme soruları sorarak projenin iş tanımlarını mükemmelleştirin. Firmanın bir bütün olarak projenizden elde etmeyi beklediklerini anlayabilmek için mutlaka üst yönetimi de dinlemelisiniz.

#9: Taviz vererek uzlaşmanın kaybetmek olduğunu düşünüyorsunuz

Her zaman “doğru” cevabı kendinizin mi bildiğini düşünüyorsunuz? Hiçkimse eğer ihtiyaçlarını karşılamıyorsa doğru cevabın ne olduğunu umursamaz. Sizin en şık ve mantıklı tasarımınız eğer bütçeyi aşıyorsa ya da zaman planına uymuyorsa yetersiz bir tasarımdır. Firmanın sınırları doğrultusunda taviz vermeye ve projenizi yeniden oluşturmak zorunda kalabilmeye hazır olmalısınız.

#10: 9-5 haricinde çalışmak istemiyorsunuz

Sistem analisti ünvanı genel olarak sistemin bütününden sorumlu olmayı ifade eder. Bir problem çıktığında, sorun çözülene kadar çalışmanız gerekir. Günler boyunca uzun geceler ve haftasonları ofiste çalışmaya hazırlıklı olun. Eğer kendinizi bir anda tüm sistem hakkında tek bilgi sahibi kişi olarak bulursanız, en kısa zamanda birini kendi yedeğiniz olarak eğitmeye başlayın. Eğer firmanız sizin ve birbaşkasının böyle bir eğitime vakit ayırmasının gerekli olduğunu düşünmüyorsa, onları size bir otobüs çarptığı takdirde sistemin ve firmanın ne hale gelebileceği konusunda iyice bilgilendirmeniz gereklidir