30 Haziran 2013 Pazar günü İstanbul Teknik Üniversitesi’nde (İTÜ) Endüstri Mühendisliği Topluluğu’nun (EMT) kongresine şirket olarak sponsor olduk. Sponsor olduğumuz için kongrede 1.5 saatlik (45 dakika + 45 dakika) iki farklı konuşma yapmamıza imkan sağladılar. Öğrencilerle bir arada olmayı, onlara tecrübelerimden bahsetmeyi hep çok sevmişimdir. Siz buna ister üniversite hayatını özlüyor deyin isterseniz de öğretme güdüsü depreşiyor deyin hiç fark etmez. Sonuç olarak tekrar üniversitede olmak gerçekten çok büyük bir mutluluk benim için.
Her şey 1 ay önce, iki öğrencinin şirketimize sponsorluk için gelmesiyle başladı. Şirketimiz sektörde hızla büyürken, üniversitelerle de bağlantısını kuvvetlendirmeye çalışıyor. Bunun en büyük örneği, 24 Haziran 2013 tarihinde Bilkent Üniversitesinde yapılan “Seventh Annual Workshop on Supply Chain and Logistics” zirvesinde konuşmacı olarak katılmamızdı. Farklı üniversitelerden Öğretim Üyeleriyle tanışma fırsatı bulduğumuz bu organizasyonda, sektörde bilimsel alana yatırım yapan firmaları da görmek bizi mutlu etti. Fakat İTÜ’deki kongre hiç beklemediğim gibi oldu.
Daha önce Eskişehir OsmanGazi Üniversitesi’nde (ESOGÜ) Matematik ve Bilgisayar Kulübünün (MBK) organize ettiği “Sektörde Matematik 2011” (buradan ve buradan okuyabilirsiniz) organizasyonu benim için bir ilkti. Bu iki organizasyonu kıyasladığımda ESOGÜ MBK’nın ne kadar harika bir organizasyon olduğunu çok daha iyi anlıyorum. Bu yazımda bu iki organizasyonu kıyaslayacağım ve İTÜ EMT’nin neleri yanlış yaptığını yazmaya çalışacağım. Bu sadece bir eleştiridir. Kırıcı değil yapıcı bir yazı olacaktır. Umarım ilgili kişiler dikkate alıp ders çıkarır.
Her yaptığımı işte olduğu gibi bu kongredeki konuşmama çok büyük önem verdim ve titizlikle bir sunum hazırladım. Sunumum konusu Sektörde Endüstri Mühendisliği uygulamasıydı. Sunum başlığımda “Ördek, Pancu ve Endüstri Mühendisliği”ydi. Sunum başlığını uzun süre düşündüm. Ekibimdeki kişilere sordum. En son ilgi çekici olmasından dolayı bunu seçtim. (Merak uyandırıcı değil mi 🙂 ) Sunum hazırlığına 10 saat kadar bir süre harcadım. Bunların çoğunu işlerimi aksatmamak için ekstra mesailerde yaptım. Söylemek istediğim özen gösterdim. Sayfalarca metin okudum. Sonuçta bence çok güzel bir sunum çıktı. Sunumu ekibimdeki arkadaşlara sundum ve onların geri bildirimi ile çok daha güzel bir hal aldı. Artık sunuma hazırdım ve pazar gününün gelmesini bekledim.
Program şu şekildeydi. Pazar günü saat 12:15’de şirketimizden üst düzey bir yönetici 5 dakikalık bir sunum yapacak ardından ben sözü alacağım ve sunumumu gerçekleştirecektim. 45 dakika bana az gelse de bir şekilde anlatmak istediklerim için yeterli bir süreydi. Sabah 10:15 gibi evden çıktım ve yolda ekibimdeki uzman arkadaşım Yavuz ile buluşup İTÜ’nün Maslak kampüsüne geldik. Kampüste bizi karşılayan olmadı. Öğrencilerin yoğunluğu olduğunu düşündüm ve kampüsün içinde dolaşmaya başladık. Kampüste kongrenin olacağı yeri gösteren hiç bir tabelada olmadığı için kampüsteki bir kafeteryaya oturup çay içerek sunum saatini beklemeye başladık. Sunum saati yaklaşınca şirketimizden görevli olarak gelen kişiyi arayarak sunumun yapılacağı salona geçtik. (Güvenlik görevlilerinden yardım alarak salonu bulduk) Salonun girişinde şirketimizin üst düzey yöneticisi ile 5 dakikalık hoşbeşin ardından salona girdik.
Kongreyi düzenleyenlerden bir açılış konuşması bekliyordum. Yapılmadı. Şirketimizden gelen yöneticimizin takdim edilmesini bekliyordum. Yapılmadı. Kendisi sahneye geçti ve sunumunu yaptı. Burada belirtmek istediğim bir kaç nokta var. Bunlar belki size ufak ayrıntılar olarak geliyor fakat bunlar çok önemli. Sektörden ki, Türkiye’nin perakendede lider firmasından üst düzey bir yönetici geliyor, açılış konuşmasını bir yana koyun o kişinin ismi bile takdim edilmiyor. Bu bence çok büyük bir eksiklik. İkinci en büyük eksiklik katılım. Sponsorluk için gelindiğinde sayının en az 90 kişi olduğu söylenmişti fakat katılım 30-40 kişiyi ne yazık ki geçmiyordu.
Şirket Yöneticimizin sunumu başladı ve en büyük hayal kırıklığım işte o anda oldu. Dinleyicilerin çoğu uyukluyor hatta uyuyordu! Evet yanlış duymadınız uyuyordu! Kendimi öğrencilerin yerine koyuyorum ama ne yazık ki çok mantıklı bir açıklama yapamıyorum. Yöneticimizin sunumu bittikten sonra sıra benim sunumuma geldi. Bir hayal kırıklığı daha. Sahneye kongre görevlilerinden kimse çıkmadı ve beni de takdim etmedi. Ben yavaş yavaş sahneye çıktım. “Ara vermek istiyor musunuz yoksa ben de sunumumu yapayım mı?” dedim. Boş gözlerle bana baktılar. Peki o zaman diyerek sunumuma başladım. Senelerdir sunum yaparım, onlarca eğitim ve yüzlerce sunum yaptım. Ama bu sunumdaki gibi sunumumu hemen bitireyim ve gideyim dediğimi hatırlamıyorum. Arada dinleyen iki elin parmağını geçmeyen öğrencilere olan saygımdan sunumumu beklediğimden çok daha kısa bir sürede bitirdim (25 dk.!)
Sunum süresince can alan yerlerde beklediğim tepkileri alamamam ve sunum sonrasında soruların çok az olması zaten dinlenmediğimi gösteriyordu. Özellikle sunum süresince bazı kişilerin 8. uykularında olduklarını görerek sunum yapmak inanın çok zordu. Sunum bitti ve yine görevlilerden kimse gelmedi. Ben de “Teneffüse çıkabilirsiniz” gibi çok klişe bir söz ile onlarla iletişim kuramadığımı belirterek sunumu kapadım.
Kongreye sponsorluk anlaşması için gelen 2 öğrenciden sadece biri oradaydı. Her şeye kendisi koşturuyordu ve ne yazık ki yeterli olmuyordu. Bir ekibin olmaması, iyi bir planın ve programın olmaması başarısız bir organizasyona neden oluyordu. Sunumun yapılacağı salonun havasız olması ve mikrofon ve sunum aleti gibi envanterlerin organizatörlerin suçu olmadığı için bunlar hakkında yorum yapmıyorum.
Amacım, öğrencilere okudukları bölüm olan Endüstri Mühendisliğini daha iyi anlamalarına yardımcı olmaktı.
Endüstri Mühendisliğini, tanımaları, anlamalarını ve bundan haz almalarını sağlamak istiyordum. Sektörde Endüstri Mühendisliğinin ne iş yaptığını öğrenmelerini istiyordum. Çalıştığım firmada ve Perakende sektöründe Endüstri Mühendisleri ne yaptığını öğrenmelerini istiyordum. Onları etkilemek istiyordum. Ama bunu başaramadım. Bunu başarmak için ne kadar iyi hazırlanmış olsam da, iletişim kuramadım ve şu anda sadece iğneyi kendime batıracağım. Çuvaldızı zaten yukarıda yazdıklarımla organizasyona batırdım.
Organizatörlere sadece şunu söylüyorum. Bizim sunum yapmamız istenmiyor ve programı bozan bir aktivite olarak gözüküyorsa idi bunu en başta belirtmeliydiniz. Ben üzülmezdim, bu yazıyı yazmazdım ve sizi de üzmezdim.
ESOGÜ MBK’da ise ne olmuştu kısaca hatırlayalım. Organizasyon için benimle tam 4 ay önce iletişim kurulmuştu. Eskişehir’e ulaşımım 2 hafta öncesinden ayarlanmıştı. Otobüsten indiğimde bir delikanlı ve bir hanımefendi beni karşılamıştı. Özel araçla bana özel 4 saatlik bir Eskişehir turu yapılmıştı. Üniversitede sunumum öncesinde kuliste hazırlanma fırsatı verilmişti. Sunum için hala nerden bulduklarını bilmediğim çok güzel bir anıtım ile izleyicilere takdim edilmiştim. Sunumumun ardından teşekkür ve plaket takdimi yapılmıştı. Ardından tekrar İstanbul’a dönüşüm için otogara kadar eşlik edilmiştim. Bunların haricinde 1 gün daha ikamet etmem için ısrarlarını, en güzel yemekleri yediğimizi, gezmediğimiz yerin kalmadığını ve Sunumdan önce birçok görevli ile tanışma ve sohbet etme imkanı bulduğumu yazmıyorum. İlgili yazıları okursanız ne kadar başarılı bir organizasyon olduğunu siz de anlayabilirsiniz. Buradan Recep ve Esma başta olmak üzere tüm organizasyon ekibine tekrar teşekkür ediyorum.
Sonuç olarak, organizasyon sınıfta kaldı. Kendim ve şirketim için Çıkardığım dersler ise şunlar,
- Firmamın sponsor olmadan önce çok daha detaylı bir ön çalışma yapması
- Organizasyonun tüm programının detaylı olarak öğrenilmesi
- Katılımcı sayısı konusunda daha hassas olunması
- Organizasyonu kaç kişilik bir ekibin yönettiğinin öğrenilmesi gerektiğini ders olarak aldım.
Bunun dışında, 45 dakikalık sunumda kimseye hayatın şifresini ya da endüstri mühendisliğinin detaylarını anlatamazsın. Fakat bu ve bunun gibi sunumları fırsat olarak görmek gerekiyor. Hem şirketler hem öğrenciler. Ama özellikle öğrenciler. Çünkü mezun olduklarında, konferansta dinledikleri o şirketlerin kapısı çalacaklar. Kapıyı çaldıklarında bırakın Üst Düzey bir yöneticiyi, benim gibi normal bir yönetici ile bile görüşemeyecekler. Kapı açılırsa sadece IK Uzmanı ile görüşecekler. Bu sebeple Üniversitelerinin ve katıldıkları organizasyonun değerini bilmelerini tavsiye ediyorum.
